En las asociaciones y demás entidades sin ánimo de lucro también aplica el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Esta guía práctica del RGPD en asociaciones reúne los aspectos esenciales para garantizar un cumplimiento adecuado, con explicaciones claras y orientadas a la realidad interna de estas organizaciones. Entre otros elementos, abordaremos:
- Cláusulas informativas del RGPD/LOPDGDD.
- Registro de Actividades de Tratamiento.
- Información a socios.
- Plantillas para el cumplimiento normativo.
Tabla de contenidos
- ¿Qué tipos de datos manejan las asociaciones?
- Guía práctica RGPD en asociaciones: categorías de datos
- ¿Qué información se le facilitará a los socios?
- ¿Qué es el encargado del tratamiento?
- ¿Por qué es necesario tener un Registro de Actividades de Tratamiento?
- Guía práctica del RGPD en asociaciones: cumplimiento del RGPD en las juntas
- Plantillas listas para utilizar en tu asociación y cumplir el RGPD
- Consejos prácticos para cumplir con el RGPD y la LOPDGDD en asociaciones
- Asesoramiento por expertos para cumplir el RGPD en asociaciones
- Preguntas Frecuentes (FAQ)
- Fuentes y recursos
Fecha de última modificación: 25/11/2025
¿Qué tipos de datos manejan las asociaciones?
Las asociaciones pueden tener finalidades muy diversas. Así pues, esto determina los tipos de datos personales que se tratan. Por ejemplo:
- Por un lado, una asociación universitaria tratará datos identificativos y académicos.
- Por otro, una asociación juvenil puede tratar datos de menores de edad, lo que exige medidas reforzadas y consentimiento de titulares de patria potestad. Si bien, conforme al artículo 7 de la LOPDGDD, cuando el menor tenga más de 14 años podrá prestar consentimiento por sí mismo, salvo que una ley le exija asistencia.
- A su vez, una asociación de pacientes tratará datos de salud, considerados como de categoría especial.
Guía práctica RGPD en asociaciones: categorías de datos
En la línea de lo mencionado anteriormente, el RGPD y la LOPDGDD clasifican la información personal de la siguiente forma:
Datos identificativos
Estos incluyen cualquier información que haga identificable a una persona física. Por ejemplo, los nombres, apellidos, domicilio, ocupación, correo electrónico, etc.
Datos especiales o sensibles
Dichos datos son aquellos cuya revelación puede implicar riesgos o un impacto relevante en la libertad o seguridad de la persona. Algunos ejemplos serían: salud, orientación sexual, opiniones políticas, religión, afiliación sindical, entre otros.
Datos penales
El RGPD considera aparte los datos relativos a condenas e infracciones penales. Solo se permite el tratamiento cuando exista base jurídica del Derecho de la UE o del Estado y con garantías adecuadas. El registro completo corresponde exclusivamente a autoridades públicas.
Cabe mencionar que cada categoría de datos exige medidas técnicas y organizativas adecuadas. Para garantizar un cumplimiento correcto de la guía práctica del RGPD en asociaciones, es recomendable contar con asesoramiento experto como Legal Veritas.
¿Qué información se le facilitará a los socios?
La respuesta a la pregunta de este título dependerá de si se trata de información obligatoria o de si consiste en información que han solicitado los socios.
¿Qué ocurre si un socio solicita información sobre otro?
En ocasiones, podría ocurrir que los socios de una asociación soliciten datos de otro miembro. Sin embargo, este tipo de información no puede aportarse sin una base legitimadora. Así pues, existen dos supuestos en los que la cesión puede ser lícita:
- En primer lugar, que se haya informado al socio o a los socios de la posibilidad de dar datos personales suyos y que este haya consentido. Por ejemplo, su teléfono móvil para ponerse en contacto con otro socio.
- En segundo lugar, que exista previsión estatutaria, la cual han tenido que aceptar los socios para formar parte de la asociación. Dicha previsión estatutaria estará unida al interés legítimo ponderado. Sin embargo, aun cuando existe dicha previsión, se deben respetar los principios de minimización, proporcionalidad y de interés legítimo de la asociación. Por ejemplo, se podría prever estatutariamente que todos los socios tengan acceso a un listado de quiénes pertenecen a la asociación.
¿Qué información se debe aportar obligatoriamente a los socios de una asociación?
A diferencia del apartado anterior, la información obligatoria que debe aportarse a los asociados de conformidad con el artículo 13 del RGPD incluye, entre otros, los siguientes extremos:
- Quién es el responsable del tratamiento y sus datos de contacto.
- Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos, si procede.
- La finalidad y la base jurídica con la que se van a tratar los datos personales de los socios.
- Los destinatarios o las categorías de destinatarios.
- Transferencias internacionales, si procede.
- Plazo de conservación.
- Los derechos de los interesados.
- La posibilidad de interponer una reclamación en la AEPD.
- Aunque no es obligatorio, opcionalmente se les podría indicar también las medidas de seguridad que se están tomando para garantizar que los datos personales están protegidos.
En base a lo que acabamos de exponer, se recomienda contar con una política de privacidad adecuada. En Legal Veritas somos expertos en el cumplimiento del RGPD en asociaciones.
¿Qué es el encargado del tratamiento?
Si tenemos en cuenta que la asociación va a ser la responsable del tratamiento, será encargado del tratamiento toda persona física o jurídica que trate los datos por cuenta de la asociación, siguiendo sus instrucciones.
En algunos casos, podría darse un ejemplo de encargado del tratamiento en el supuesto de que una asesoría jurídica con la que trabaje la asociación tramite datos de los asociados por cuenta de esta, siempre y cuando dicho tratamiento lo realice siguiendo instrucciones de la asociación.
¿Cuáles son las obligaciones del encargado del tratamiento?
Independientemente de lo pactado con la asociación, según el RGPD, los encargados de tratamiento deben cumplir con unas obligaciones específicas:
- Designar a un Delegado de Protección de Datos en los casos en los que la normativa lo exija.
- Proporcionar medidas de seguridad adecuadas.
- En general, mantener un Registro de Actividades de Tratamiento si se tratan datos de forma no ocasional o que pertenezcan a categorías especiales, como ocurre en muchas asociaciones.
- Actuar de acuerdo con las instrucciones del responsable.
¿Por qué es necesario tener un Registro de Actividades de Tratamiento?
En relación al Registro de Actividades de Tratamiento, si bien el RGPD prevé una excepción para organizaciones con menos de 250 empleados, la realidad es que la mayoría de asociaciones deben disponer de un RAT. Esto se debe a que:
- El tratamiento de datos de socios no suele ser ocasional.
- A menudo se tratan datos de categorías especiales.
- Para documentar el cumplimiento.
Guía práctica de cumplimiento del RGPD en asociaciones: ¿Qué aspectos se incluyen en el Registro de actividades de Tratamiento?
El Registro de actividades de Tratamiento incluye, al menos, los siguientes extremos:
- Primero, la identificación y contacto de la asociación y los del Delegado de Protección de Datos.
- Segundo, la finalidad del tratamiento.
- Tercero, el plazo de conservación de los datos o los criterios utilizados para determinarlo.
- Cuarto, las categorías de interesados y de datos personales.
- Quinto, los destinatarios.
- Sexto, si existen, las transferencias internacionales de datos.
- Y séptimo, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad aplicadas a los datos personales.
Asimismo, destacar que este registro deberá estar en todo momento a disposición de la AEPD. Para evitar posibles incumplimientos de la normativa, se recomienda el asesoramiento por expertos en privacidad. ¡Contacta con nosotros!
Guía práctica del RGPD en asociaciones: cumplimiento del RGPD en las juntas
Por su parte, la junta directiva de la asociación también debe cumplir el RGPD. Para ello, se deben aplicar los siguientes principios esenciales:
- Limitación de la finalidad: por ejemplo, mediante la no inclusión de información personal innecesaria en los registros de la junta.
- Minimización de datos personales: solo deben recoger aquellos que sean necesarios para su toma de decisiones.
- Legalidad y transparencia al recoger datos personales, así como precisión en la información que se recoge.
- Limitación del plazo de conservación: las juntas directivas deben establecer períodos claros de conservación de datos personales.
- Seguridad y responsabilidad: establecer medidas de protección adecuadas para que no se produzcan accesos no autorizados a los datos, mantener la confidencialidad de los mismos y realizar auditorías internas.
- Obligación de confidencialidad de todos los miembros.
- Principio de responsabilidad proactiva, para garantizar que el tratamiento de datos es acorde al RGPD.
Plantillas listas para utilizar en tu asociación y cumplir el RGPD
Toda plantilla de privacidad en una asociación debe cumplir unos elementos mínimos que, de acuerdo con el artículo 13 del RGPD son, entre otros:
- La finalidad del tratamiento.
- Los datos del responsable y del encargado del tratamiento.
- Los derechos que asisten a los interesados.
- Quiénes son los destinatarios de los datos personales obtenidos.
- La base jurídica del tratamiento, como por ejemplo, la relación asociativa o contractual, la obligación legal, el interés legítimo o el consentimiento, según proceda.
- El plazo de conservación de los datos personales o los criterios utilizados para determinarlo.
Sin embargo, las plantillas deben adaptarse a la realidad de la asociación. En Legal Veritas, somos expertos en protección de datos.
Consejos prácticos para cumplir con el RGPD y la LOPDGDD en asociaciones
Como consecuencia de todo lo anterior, queremos resumir esta guía práctica del RGPD en asociaciones aportándote una serie de consejos:
- Primero, se deben conservar solo los datos necesarios para la actividad asociativa. Por ejemplo, aquellos que puedan ser de utilidad para informar a los asociados.
- En segundo lugar, si una persona física ya no tiene relación con la asociación, se le debe dar de baja.
- Tercero, resulta esencial mantener actualizada la política de privacidad. Esta será redactada de forma transparente y fácil de entender.
- Cuarto, disponer de acuerdos firmados con proveedores que accedan a los datos de los asociados.
- En quinto lugar, la base de legitimación debe ser revisada y adecuada a cada tratamiento. Por ejemplo, estar basada en la relación asociativa o contractual, o bien, en el interés legítimo de la asociación. A su vez, se necesitará recabar el consentimiento para otros fines adicionales. Por ejemplo, es el caso del uso de imágenes de asociados en redes sociales o comunicaciones ajenas a la propia asociación que incluyan datos personales de asociados.
- Por último, formación y sensibilización de trabajadores y, en general, de las personas que formen parte de la asociación acerca de la importancia de proteger los datos personales. Ya no solo desde el punto de vista de posibles sanciones, sino también desde el de la protección a las personas que pueden sufrir algún tipo de impacto por la revelación de su información, el cual, podemos no percibir a simple vista. Por ejemplo, publicar una foto de un evento sin consentimiento y que en ella salga una víctima de violencia de género, delatándose así su ubicación.
Asesoramiento por expertos para cumplir el RGPD en asociaciones
Para garantizar un cumplimiento adecuado del RGPD, es fundamental contar con profesionales en privacidad como Legal Veritas. Somos un equipo altamente especializado en materia de privacidad de entidades sin ánimo de lucro.
Esta guía práctica del RGPD en asociaciones no constituye, de por sí, un asesoramiento especializado, sino que está redactada con carácter informativo. Dependiendo del tipo de actividad y de la finalidad de la asociación, cada caso debe estudiarse de forma individual. ¡Contacta con nosotros!
Preguntas Frecuentes (FAQ)
De acuerdo con el RGPD, el encargado de tratamiento es la persona, ya sea física o jurídica, que realiza materialmente dicho tratamiento, el cual lleva a cabo por cuenta del responsable del tratamiento. En cambio, el responsable se define como la persona, de nuevo física o jurídica, que determina cuáles van a ser los fines del tratamiento.
El Delegado de Protección de Datos es la persona encargada de que se cumpla la normativa de protección de datos dentro de la organización. Además de supervisar dicho cumplimiento, asesora e informa en materia de protección de datos.
Los derechos de los asociados en materia de protección de datos dependen de si estos son personas físicas o jurídicas, ya que se debe recordar el RGPD y la LOPDGDD solo protegen a las personas físicas. Por tanto, siendo personas físicas, los asociados tendrán derecho de acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y a no ser objeto de decisiones individualizadas. Asimismo, la asociación debe garantizar canales para el ejercicio de derechos.
Fuentes y recursos
- RGPD: Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la protección de datos personales
- LOPDGDD: Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales
- AEPD: Ejerce tus derechos
- AEPD: Gestión del riesgo y evaluación de impacto en datos personales
- AEPD: ¿Qué es el Registro de Actividades de Tratamiento?
- LODA: Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación
El RGPD en empresas B2B: mitos y obligaciones reales cuando tu cliente no es un particular
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