Privacidad empleados y baliza V16: obligaciones del RGPD para empresas

La privacidad de los empleados con la implantación de la baliza V16 conectada supone un cambio importante para muchas empresas con vehículos corporativos, ya que se transmiten datos de geolocalización en tiempo real. Este hecho convierte su uso en un tratamiento de datos personales si el vehículo se utiliza por una persona física identificable. Por ejemplo, un trabajador.

La AEPD ha establecido criterios claros en materia de geolocalización laboral. Dichos criterios son también aplicables a la protección de la privacidad de empleados en el uso de la baliza V16. Además, teniendo en cuenta que existe un tratamiento de datos, hay varios aspectos que deben considerarse. En particular: base jurídica, información transparente, límites temporales estrictos y medidas para evitar intrusiones indebidas en la vida privada de la plantilla.

Resumen e ideas claves en la privacidad empleados baliza V16

• Primero, la baliza V16 conectada implica tratamiento de geolocalización y está sujeta al RGPD.
• Segundo, la base jurídica principal se apoya en el interés legítimo del responsable (art. 6.1.f RGPD) y, en su caso, en el cumplimiento de obligaciones legales específicas (art. 6.1.c RGPD). Por ejemplo, en prevención de riesgos laborales. Todo ello en el marco del poder de dirección reconocido en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores que, si bien es un marco jurídico habilitante, no es en sí una base jurídica del tratamiento de datos.
• Tercero, la empresa debe desactivar la localización fuera del horario laboral en vehículos de uso mixto. Fuera de la jornada, con carácter general, el empleador no puede recopilar ni tratar datos de geolocalización de sus empleados obtenidos mediante el dispositivo, salvo supuestos excepcionales debidamente justificados y proporcionados (STSJ AS 4125/2017, de 27 de diciembre, Sala de lo Social).
• Por último, la plantilla debe recibir información completa según el artículo 13 RGPD, incluyendo derechos y canales de reclamación.

Tabla de contenidos

• Resumen e ideas claves en la privacidad empleados baliza V16
• ¿Qué implica la baliza V16 en materia de privacidad laboral?
• Marco legal: RGPD, LOPDGDD y criterios de la AEPD
  • Interés legítimo como base jurídica
  • Límites temporales
• Obligaciones prácticas para proteger la privacidad de los empleados en el uso de la baliza V16
  • 1. Informar a la plantilla (artículo 13 RGPD)
  • 2. Elaborar un Registro de Actividades de Tratamiento
  • 3. Contratos con el proveedor de la baliza
  • 4. Tomar medidas de seguridad
• ¿Cómo implantar la baliza V16 conforme al RGPD?
  • Checklist básica para empresas
• ¿Qué errores frecuentes cometen las empresas y tienen riesgo de sanción?
• Algunos ejemplos prácticos en la privacidad de empleados baliza V16
  • 1. Empresa de mensajería
  • 2. Técnico con vehículo de uso mixto
  • 3. Comunidad con vehículo de mantenimiento
• Resumen en un minuto en la privacidad de empleados baliza V16
• Conclusión en la privacidad empleados baliza V16
• Preguntas frecuentes sobre la baliza V16 y la privacidad laboral
• Fuentes y recursos

Fecha de última modificación: 04/12/2025

¿Qué implica la baliza V16 en materia de privacidad laboral?

La baliza V16 conectada transmite la ubicación del vehículo a la DGT a través de un proveedor autorizado. Así pues, supone untratamiento de datos personales cuando ese vehículo es utilizado por empleados.

Por tanto, en términos RGPD, la baliza funciona como un sistema de geolocalización permanente o semipermanente. Este hecho tiene, entre otras, las siguientes implicaciones:

• Primero, registro de ubicaciones en tiempo real;
• Segundo, posible trazado de rutas del empleado;
• Tercero, posible uso mixto: laboral y fuera de la jornada.

En este aspecto, cabe mencionar que tanto el RGPD como los informes de la AEPD sobre geolocalización exigen una ponderación entre el control empresarial y el derecho a la intimidad del trabajador.

Marco legal: RGPD, LOPDGDD y criterios de la AEPD

Fundamentalmente, la normativa en la que se basa este análisis es la siguiente:

• Artículo 6.1.f RGPD: en lo relativo al interés legítimo empresarial para la gestión operativa, la seguridad y la organización del trabajo.
• Artículo 6.1.c RGPD: en cuanto al cumplimiento de obligaciones legales en determinados supuestos. Por ejemplo, en materia de seguridad vial o prevención de riesgos laborales, cuando una norma específica exija determinadas medidas. Esta base jurídica solo resultará aplicable cuando exista una norma que imponga la obligación de utilizar la baliza o de conservar determinados datos. Esta obligación tendría que documentarse en la evaluación de la base jurídica.
• Artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores: concerniente al poder de dirección y al control del empresario sobre la actividad laboral.
• Artículo 90 LOPDGDD: relativo a los sistemas de geolocalización en el ámbito laboral, incluyendo la obligación de informar y los posibles usos con fines disciplinarios, siempre dentro de los principios de proporcionalidad.

Interés legítimo como base jurídica

Resumiendo y con carácter general, la empresa puede justificar el uso de la baliza conectada:

• En primer lugar, por razones de seguridad del conductor y del vehículo;
• En segundo lugar, por el cumplimiento de normas de tráfico y de prevención de riesgos laborales.
• Por último, por operación operativa y logística.

Para ello, debe apoyarse en el interés legítimo del responsable, complementado, en su caso, con el cumplimiento de obligaciones legales concretas. De acuerdo con los criterios de la AEPD, resulta recomendable realizar y documentar una prueba de ponderación del interés legítimo. Se valorará necesidad, proporcionalidad y expectativas razonables de las personas trabajadoras, así como las posibles medidas de mitigación. Por ejemplo, desconexión fuera de jornada, limitación de accesos, etc.

Asimismo, en caso de uso personal del vehículo, los datos de geolocalización obtenidos durante ese periodo no deben utilizarse con fines de control laboral. Igualmente, como regla general, deberían suprimirse o anonimizarse salvo que exista una obligación legal o una razón muy justificada y proporcionada para su conservación.

Límites temporales

En suma a lo anterior, hay que destacar una importante limitación en materia de privacidad. En lo relativo a los vehículos de uso mixto, la geolocalización no puede extenderse fuera del tiempo de trabajo. Por consiguiente, para proteger la privacidad de los empleados en el uso de la baliza V16 deben aplicarse mecanismos de apagado, supresión de datos o anonimización cuando el uso del vehículo sea personal.

En caso de uso personal del vehículo, los datos obtenidos durante ese período no deberían utilizarse con fines de control laboral. Por tanto, como regla general, deberían suprimirse o anonimizarse, salvo que exista una obligación legal o razones justificadas y proporcionadas para su conservación.

Obligaciones prácticas para proteger la privacidad de los empleados en el uso de la baliza V16

1. Informar a la plantilla (artículo 13 RGPD)

En primer lugar, se debe informar correctamente a la plantilla. El contenido mínimo incluye:

• De una parte, la identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• De otra, las finalidades legítimas del sistema de geolocalización (seguridad, logística, control de la actividad en horario laboral, etc.).
• A continuación, la base jurídica: interés legítimo del responsable (y, en su caso, cumplimiento de obligaciones legales), en el marco del poder de dirección reconocido en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores.
• Asimismo, los tiempos de conservación de los datos de geolocalización.
• También, si existe una desconexión real fuera de la jornada y cómo funciona.
• Los destinatarios o categorías de destinatarios de los datos. Es el ejemplo, en su caso, de la transmisión de datos a la DGT o al proveedor de la baliza.
• Por último, la forma de ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, la posibilidad de presentar una reclamación ante la AEPD y, en su caso, los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO).

2. Elaborar un Registro de Actividades de Tratamiento

Por su parte, otra obligación es que en el Registro de Actividades de Tratamiento, en su caso, se debe incluir de forma diferenciada el tratamiento de geolocalización derivado de la baliza V16. Se especificarán finalidades, categorías de datos (datos de localización), colectivos afectados, plazos de conservación y destinatarios.

Obligaciones legales y organizativas clave

3. Contratos con el proveedor de la baliza

Otro aspecto a señalar es que el proveedor puede actuar como encargado del tratamiento. Esta figura, en el ámbito de la protección de datos, se regula en el artículo 28 del RGPD. El contrato de encargo debe recoger, como mínimo, las obligaciones del artículo 28.3 RGPD:

• Instrucciones documentadas;
• Confidencialidad;
• Medidas de seguridad;
• Régimen de subencargados;
• Ayuda en el ejercicio de derechos y en la gestión de incidentes y
• Supresión o devolución de los datos al finalizar la prestación.

4. Tomar medidas de seguridad

Con el objeto de proteger la privacidad de los empleados en el uso de la baliza V16 hay varias medidas de seguridad que se pueden tomar en consideración, de conformidad con el artículo 32 RGPD:

• Primero, el control de accesos estricto a los datos de geolocalización.
• Segundo, la conservación limitada y coherente con las finalidades del tratamiento.
• Tercero, protocolos de anonimización cuando proceda, mediante medidas técnicas y organizativas como pueden ser el cifrado, la seudonimización o la trazabilidad de accesos.

¿Cómo implantar la baliza V16 conforme al RGPD?

Si una empresa desea implantar la baliza V16 en su flota de vehículos, hay ciertas consideraciones que debe tener en cuenta para cumplir el RGPD. En esencia, pueden destacarse las siguientes:

• Primero, identificar si hay uso exclusivo laboral o mixto del vehículo.
• Segundo, realizar una ponderación de interés legítimo documentada.
• Tercero, informar por escrito a cada empleado.
• Cuarto, ajustar la baliza y desarrollar protocolos de desconexión fuera de jornada.
• Quinto, actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento, en su caso.
• Sexto, firmar, en su caso, el contrato de encargado con el proveedor.
• Séptimo, formar a mandos y responsables en materia de protección de datos y uso adecuado de los datos de geolocalización.

Se recomienda implantar la baliza V16 de la mano de profesionales en privacidad como Legal Veritas. Contacta con el equipo para valorar la situación concreta de la empresa.

Checklist básica para empresas

En resumen de todo lo anterior, una checklist básica para empresas sería la siguiente:

• Por un lado, evaluación de proporcionalidad e interés legítimo.
• Por otro, información previa, clara y documentada a la plantilla.
• También, limitaciones horarias y desconexión fuera de jornada.
• A continuación, contratos de encargo y medidas de seguridad adecuadas.
• Y por último, revisión anual del sistema y de la necesidad del tratamiento.

¿Qué errores frecuentes cometen las empresas y tienen riesgo de sanción?

Los errores más comunes de las empresas que pueden acarrear sanciones en materia de protección de datos son, entre otros, los siguientes:

• No bloquear la geolocalización fuera de la jornada laboral, especialmente en vehículos de uso mixto.
• No informar adecuadamente a la plantilla sobre el funcionamiento del sistema y sus derechos.
• Conservar los registros de ubicación durante períodos excesivos o sin justificar.
• No disponer de una base legal adecuada o no documentar la ponderación del interés legítimo.

En lo concerniente a estos errores, el RGPD prevé sanciones administrativas que, según la gravedad, pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio total anual global, optándose por la cifra que resulte mayor (artículo 83 RGPD).

Algunos ejemplos prácticos en la privacidad de empleados baliza V16

1. Empresa de mensajería

Un caso muy común de geolocalización de empleados se da en las empresas de mensajería. En estos casos, la geolocalización se debe activar solo durante rutas laborales. Por consiguiente, fuera de la jornada laboral, debe bloquearse o quedar inoperativa para usos de carácter personal.

2. Técnico con vehículo de uso mixto

Otro supuesto es el de los técnicos de las empresas de diversos sectores. Si parte de su trabajo es la movilidad y utilizan un vehículo de empresa, esta debe permitir un modo privado real o una verdadera desconexión cuando el uso sea estrictamente personal.

3. Comunidad con vehículo de mantenimiento

En este último caso, la geolocalización deberá estar limitada a la seguridad, la logística y la prevención de riesgos laborales, evitando el seguimiento excesivo de desplazamientos fuera del contexto profesional.

Resumen en un minuto en la privacidad de empleados baliza V16

• La baliza V16 es un sistema de geolocalización sujeto al RGPD y a la LOPDGDD.
• La base jurídica principal es el interés legítimo del responsable (y, en su caso, el cumplimiento de obligaciones legales), en el marco del poder de dirección reconocido en el Estatuto de los Trabajadores.
• Debe existir una desconexión real fuera de la jornada laboral, especialmente en vehículos de uso mixto.
• Información clara, contratos y seguridad son esenciales.

Conclusión en la privacidad empleados baliza V16

Las balizas V16 conectadas aportan seguridad operativa, pero introducen obligaciones claras en materia de privacidad laboral. Por tanto, la empresa debe justificar su uso, documentar la base jurídica, informar a la plantilla y establecer límites temporales estrictos. Todo ello se tendrá en cuenta conforme al RGPD, la LOPDGDD y el artículo 90 relativo a sistemas de geolocalización. Una implantación correcta reduce riesgos legales y evita conflictos laborales.

El texto tiene carácter informativo y no supone ningún tipo de asesoramiento jurídico individualizado. Dependiendo de la empresa y del tipo de datos que se traten, cada supuesto debe estudiarse de forma específica. Se recomienda acudir al equipo de profesionales de Legal Veritas para recibir asesoramiento en materia de privacidad. Contacta con el equipo para analizar el caso concreto.

Preguntas frecuentes sobre la baliza V16 y la privacidad laboral

Fuentes y recursos

• RGPD: Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos
• LOPDGDD: Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales
• STSJ AS 4125/2017, de 27 de diciembre, Sala de lo Social
• AEPD: ¿Se puede instalar GPS en los coches de empresa que utilizan los trabajadores?