Formación en protección de datos para empleados: ¿es realmente obligatoria para las empresas?

La formación en protección de datos para empleados se ha convertido en una de las medidas más citadas cuando se habla de cumplimiento del RGPD en empresas españolas. Sin embargo, muchas organizaciones se preguntan si esa formación es una obligación jurídica expresa o solo una recomendación de buenas prácticas.

La legislación vigente no contiene un artículo que, literalmente, obligue a impartir un curso concreto a toda la plantilla. No obstante, el RGPD y la LOPDGDD exigen al responsable del tratamiento aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas. Por ello, la AEPD la recoge expresamente en su Guía sobre la protección de datos en las relaciones laborales como una medida relevante para garantizar la confidencialidad y el cumplimiento de la normativa. En consecuencia, las ideas fundamentales a tener en cuenta son:

• Para comenzar, que el RGPD no menciona un “curso obligatorio”. No obstante, sí exige medidas organizativas para garantizar y demostrar el cumplimiento.
• A su vez, que la AEPD considera la formación y concienciación del personal un elemento esencial de esa diligencia.
• Del mismo modo, en organizaciones con DPO, el propio RGPD le asigna funciones de información, asesoramiento y supervisión de la formación del personal.
• En ocasiones, no formar al personal podría valorarse como falta de diligencia y agravar la responsabilidad en caso de brecha o sanción.

Tabla de contenidos

• Marco legal en la formación en protección de datos: qué dice realmente el RGPD y la LOPDGDD
• ¿Es obligatoria la formación en protección de datos para empleados?
• Contenido mínimo de un plan de formación en protección de datos
• ¿Cómo documentar la formación en protección de datos ante una inspección?
• Recomendaciones sobre formación en protección de datos en empresas
• Conclusión
• Preguntas Frecuentes (FAQ)
• Fuentes y Recursos

Marco legal en la formación en protección de datos: qué dice realmente el RGPD y la LOPDGDD

En primer lugar, el artículo 5.2 del RGPD introduce el principio de responsabilidad proactiva. Así, el responsable del tratamiento no solo debe cumplir, sino también poder demostrar que cumple los principios de protección de datos. Además, entre otros, cabe señalar los siguientes artículos:

• Para comenzar, el artículo 24 del RGPD. Este artículo obliga al responsable a aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas. De este modo, se garantiza y demuestra que el tratamiento es conforme al RGPD.
• A continuación, el artículo 32 RGPD. Dicho artículo exige medidas de seguridad adecuadas al riesgo. En ellas, se incluyen medidas organizativas y se determina que las personas que actúan bajo la autoridad del responsable solo pueden tratar datos siguiendo instrucciones.
• También, el artículo 39 del RGPD. Según dicho artículo, el DPO (cuando es obligatorio) debe informar y asesorar al responsable, al encargado y a los empleados que se ocupen del tratamiento, y supervisar la observancia de la normativa.

Por su parte, la LOPDGDD adapta y desarrolla estos principios en España. De este modo, mantiene la obligación de adoptar medidas adecuadas al riesgo y refuerza la figura del DPO en los supuestos en que su designación es necesaria.

¿Es obligatoria la formación en protección de datos para empleados?

En sentido estricto, no existe un artículo que diga “toda empresa debe impartir un curso X horas a todos los empleados”. En consecuencia, la obligación se formula de otra manera: el responsable debe aplicar medidas que garanticen la seguridad, la confidencialidad y el cumplimiento de la normativa. Además, debe poder demostrarlo.

Por tanto, en la práctica, la formación en protección de datos para empleados se configura como una medida organizativa habitualmente necesaria para acreditar el cumplimiento, especialmente cuando los tratamientos y los riesgos lo justifican. Así pues, si el personal desconoce sus obligaciones y se produce una brecha o una infracción por errores humanos, la ausencia de formación podría interpretarse como falta de diligencia del responsable. Asimismo:

• De un lado, en entidades que deben designar DPD, el artículo 39 RGPD vincula expresamente sus funciones con la información y asesoramiento a los empleados. Todo ello, junto a la supervisión de la observancia de la normativa, lo que también incluye la concienciación y formación del personal.
• La AEPD, en su guía sobre relaciones laborales, indica que la formación debe extenderse incluso a personas trabajadoras que, sin manejar sistemas de información, pueden poner en peligro el secreto o la seguridad de los datos. Por ejemplo, sería el caso del personal de limpieza.

En consecuencia, negar sistemáticamente la necesidad de formar al personal resulta difícilmente compatible con los principios de responsabilidad proactiva y seguridad del tratamiento.

Contenido mínimo de un plan de formación en protección de datos

Para cumplir con el enfoque de riesgo y responsabilidad, la formación debería ser proporcionada y alineada con los tratamientos reales de la empresa. Por tanto, de forma orientativa, un plan básico puede incluir:

• Primero, principios del RGPD y de la LOPDGDD aplicados al trabajo diario (confidencialidad, minimización de datos, limitación de la finalidad).
• Segundo, obligaciones de las personas trabajadoras en materia de secreto y uso correcto de la información.
• Tercero, reglas sobre contraseñas, acceso a sistemas, uso de dispositivos y correo electrónico corporativo.
• Cuarto, tratamiento de categorías especiales de datos, cuando existan (por ejemplo, datos de salud en clínicas).
• Quinto, actuación ante posibles incidentes o brechas de seguridad y canales internos de comunicación.

A su vez, conviene adaptar la formación al rol de cada colectivo para que el contenido sea realmente útil. Por ejemplo, dirección, personal de atención al público, personal de sistemas, recursos humanos, etc.

¿Cómo documentar la formación en protección de datos ante una inspección?

El RGPD otorga a las autoridades de control poderes de investigación, incluida la posibilidad de solicitar información y documentación sobre las medidas aplicadas. De este modo, es recomendable conservar, al menos:

• Por un lado, programas o guiones de los cursos impartidos.
• Por otro, listados de asistentes, fechas y duración de las acciones formativas.
• También, materiales utilizados (presentaciones, guías internas, cuestionarios).
• Igualmente, evidencias de formación continua o de reciclaje (por ejemplo, recordatorios periódicos, cápsulas breves, campañas internas).
• A su vez, referencias al plan de formación en políticas o protocolos internos de seguridad.

En consecuencia, la empresa puede demostrar que no solo ha definido procedimientos, sino que también ha trabajado para que el personal los conozca y los aplique.

Recomendaciones sobre formación en protección de datos en empresas

Para finalizar, cabe destacar que en todas las empresas, independientemente de su tamaño, puede ser conveniente la formación en materia de privacidad. De hecho, en el caso de pymes, los riesgos pueden ser igual de relevantes que en una gran empresa. Por ello, resultan prácticas, entre otras medidas:

• Primero, integrar la formación en protección de datos para empleados en el propio plan de cumplimiento, vinculándola a la evaluación de riesgos de los tratamientos.
• Segundo, priorizar al personal con mayor acceso a datos personales sensibles o a grandes volúmenes de información.
• Tercero, establecer una formación inicial al incorporarse y refrescos periódicos, especialmente cuando se cambian sistemas o procesos.
• Cuarto, alinear la formación con las indicaciones del DPO, cuando exista, aprovechando su conocimiento práctico.

Por último, es útil evaluar la comprensión del contenido mediante pequeñas pruebas o dinámicas. De este modo, no solo se “acredita” la formación, sino que también se detectan dudas reales del personal.

Conclusión

En resumen, aunque el RGPD y la LOPDGDD no obligan a un modelo único de curso, la formación en protección de datos para empleados es, en la práctica, una pieza central de las medidas organizativas exigidas al responsable del tratamiento. De ese modo, la combinación de los artículos 5.2, 24, 32 y 39 del RGPD, junto con los criterios de la AEPD, conduce a considerar la formación como un requisito esperable en cualquier sistema de cumplimiento mínimamente sólido.

Por ello, resulta recomendable que las empresas españolas definan un plan de formación adaptado a sus riesgos, lo documenten y lo revisen de forma periódica. Si tienes dudas sobre el alcance de la obligación o sobre cómo acreditarla, contacta con especialistas para diseñar un programa eficaz y proporcionado. En Legal Veritas, podemos ayudarte.

El contenido expuesto está redactado con carácter meramente informativo. Por ello, no constituye ningún tipo de asesoramiento jurídico especializado. Cada situación debe ser evaluada individualmente, por lo que te animamos a contactar con un equipo de expertos como Legal Veritas.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Fuentes y Recursos

• RGPD: Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
• LOPDGDD: Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
• AEPD: Guía sobre la protección de datos en relaciones laborales.